De Koers van Gils heeft een overeenkomst gesloten met Pro Management Accountancy software voor een digitaal dossier. We gaan dit digitale dossier voor u gebruiken en met u delen, zodat zowel u als wij van hetzelfde digitale dossier gebruik kunnen maken en altijd alles actueel is. De voordelen op een rij:

– Samen delen: één digitaal dossier dat samen kan worden gebruikt. Het betreft de dossierstukken met een permanent karakter die noodzakelijk zijn om de werkzaamheden naar behoren te kunnen vervullen.

– Altijd en overal direct beschikbaar voor alle bevoegden via een beveiligde verbinding. Dossierstukken kunnen door alle daartoe geautoriseerde personen 24 uur per dag op 7 dagen per week, waar en wanneer men wil, benaderd worden. U heeft vanaf iedere gewenste locatie toegang tot uitsluitend uw eigen dossiers.

– Geen fysiek dossier dat steeds verplaatst wordt en slechts door één persoon wordt gebruikt. Omdat de gegevens gecentraliseerd zijn opgeslagen, behoeven de documenten niet meer fysiek verplaatst te worden en zijn ordners en kast- en archiefruimten overbodig geworden. Dit levert bovendien grote kostenbesparingen op ordners, papier,kopieermachines, ruimte en vernietiging van stukken.

– Geen fysieke jarenlange archivering noodzakelijk. Indien gewenst, kunnen de dossierstukken tientallen jaren centraal worden opgeslagen. Meer zekerheid, altijd actueel en compleet.

– Er kunnen geen stukken meer verloren gaan. Er is veel meer zekerheid dat de noodzakelijke documenten altijd voor iedere belanghebbende direct ter beschikking staan. Het is veilig en compleet. Ook weet u precies welke dossiers en documenten er aanwezig zijn. Het kan niet meer voorkomen dat er onzekerheden bestaan over de inhoud van het dossier, of dat bijvoorbeeld de accountant beschikt over een oude, niet meer geldige kopie.

– Eenvoudige bediening en invoering van documenten. Direct te gebruiken

– Goede verantwoording mogelijk aan toezichthouders, alles conform de eisen van beroepsorganisaties. Beroepsorganisaties kunnen bij reviews eenvoudig inzage krijgen in de volledigheid van de dossiers. De standaardindeling is conform de eisen die beroepsorganisaties stellen, waarmee ook wordt voldaan aan de kwaliteitseisen.

– Eenvoudige uitbreiding: De indeling kan eenvoudig worden uitgebreid. Zo kunnen meerdere dossiersjablonen worden gebruikt voor verschillende groepen. Ook kan men besluiten een tweede dossier (bijvoorbeeld het fiscale dossier) aan te leggen, waar dan weer andere geautoriseerde personen bij betrokken zijn.

– Documenten voorzien van werkstromen / werkstroomsjablonen / managementrapportages. Per dossier en per werkstroom wordt aangegeven wie welke taak moet verrichten en binnen welk tijdspad dat moet gebeuren. U kunt het aantal stappen zelf bepalen.

– Digitale handtekening: De digitale handtekening is opgebouwd uit een combinatie van het e-mailadres van de gebruiker, het digitale kenmerk van het document en de toegangscode tot DigiRecord.nl. Extra beveiliging met pincode mogelijk.

– Elektronisch accorderen: Tevens bij verzending van aangiften in SBR/XBRL.

– Automatische alerts: Automatisch worden de gekoppelde personen via een e-mailbericht geïnformeerd dat er een taak is toegekend. Men kan direct vanuit dit bericht DigiRecord.nl opstarten. De beheerder van de werkstroom wordt continu geïnformeerd.

– Zoek- en filterfuncties: U kunt uw documenten gemakkelijk terugvinden.

– Snel importeren, beweren en uploaden: Importeer uw bestaande documenten, spreadsheets, overzichten en presentaties. DigiRecord accepteert alle bestandsindelingen, inclusief DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, enzovoort. U kunt uw bestaande bestanden dus gemakkelijk uploaden.

– Openen en bewerken vanaf elke locatie: Het enige wat u nodig heeft is een webbrowser. Uw documenten worden veilig online opgeslagen.

– Uw werk veilig opslaan: Met de functies voor online opslag en automatisch opslaan hoeft u zich geen zorgen te maken over problemen met de lokale vaste schijf of stroomuitval.